Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Karlsson AS (“vi” eller “oss”). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatkunder
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Styremedlemmer og aksjonærer i virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Andre personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside
  • De som sender henvendelser til oss via kontaktskjema på våre nettsider eller gjennom andre plattformer for kontakt

2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold:

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Dette for å forebygge og eventuelt avdekke at vi ikke brukes eller forsøkes brukt som ledd i hvitvasking eller terrorfinansiering. Kundekontrollen vil kunne være, men ikke begrense seg til, å få bekrefte identiteten på klient og eventuelle reelle rettighetshaver og den/de som eventuelt representerer klienten og eventuelle midler opprinnelse. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon som navn, adresse, e-post adresse og telefonnummer. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatklienter nødvendig for å kunne inngå og oppfylle avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. I forhold til virksomhetsklienter bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, og vil også være nødvendig for å inngå og oppfylle avtale med virksomheten, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Sakshåndtering:

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning:

Vi har en database som mellom annet inneholder dokumentmaler og erfaringsarkiv fra saker. I den grad maler/dokumenter fra en sak benyttes i andre saker, vil malen/dokumentene bli rensket slik at tidligere bruk er helt anonymisert eller fjernet. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon:

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter:

Oppbevaring av saksdokumenter beror på en konkret vurdering av den enkelte sak, hvor vi veier sletteplikten av opplysninger opp mot ulike lovfestede oppbevaringsplikter og hensyn. Som utgangspunkt vil vi som hovedregel gjennomføre en slette-vurdering en gang hvert kalenderår, og i snitt oppbevare saksdokumenter i 5 år. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering:

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private e-postadresse eller i noen tilfelle private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring:

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

3. Hvem vi deler personopplysninger med

Dersom du ikke har gitt særskilt samtykke til utlevering av personopplysninger, vil ikke dine personopplysninger kun bli utlevert til andre der dette er nødvendig for å oppfylle vår oppdragsforpliktelse. Vi vil kunne dele personopplysninger med våre tekniske underleverandører, eller med offentlige myndigheter der det foreligger en lovfestet utleveringsplikt.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

4. Lagring av personopplysninger

Vi kan oppbevare saksdokumenter i inntil 5 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig, siden det i ettertid kan komme opp en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining,) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf personopplysningsloven § 11. Rutinen er i samsvar med Advokatforeningens veileder om advokatvirksomheters etterlevelse av GDPR, revidert 29. mars 2019. I tillegg er det lovkrav som tilsier at vi er forpliktet til å lagre personopplysninger en viss periode etter at saken er avsluttet, f. eks. krav i regnskapslovgivningen og hvitvaskingsloven. Slik lagring er hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5. Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. For å ta i bruk dine rettigheter må du rette en skriftlig henvendelse til behandlingsansvarlig. Det må i henvendelsen gå klart frem hva du krever innsyn i, ønsker rettet eller slettet. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Trekke samtykke tilbake:

Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn:

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting:

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet:

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma, jf de advokatetiske regler. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten:

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, må du rette en henvendelse om dette til vår behandlingsansvarlig.

Er du etter avsluttet klagebehandling i firmaet fremdeles av den oppfatning at firmaets behandling av dine personopplysninger ikke er i overenstemmelse med gjeldende regelverk, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

6. Vår bruk av informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker cookies til å loggføre bruken av nettsidene våre. Formålet med dette er å føre statistikk over bruken og danne grunnlag for å kunne forbedre nettsiden. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Dette vil imidlertid kunne medføre at du ikke vil få tilgang til enkelte av våre tjenester. Formålet med cookies er blant annet å;

Dersom du velger å slette eller ikke akseptere cookies kan du oppleve redusert funksjonalitet på enkelte nettsteder.

7. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

8. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

9. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Advokatfirmaet Karlsson AS
v/advokat Peder Karlsson
Lars Hilles gate 19
5008 Bergen
Telefon: 951 68 439
e-post: peka(alfakrøll)advkarlsson.no